Dans un cabinet, l'information est rarement perdue : elle est chez quelqu'un. Dans une boîte mail, un classeur, une tête. Le jour d'une absence, le dossier s'arrête.
Ce que l'application y change
Le dossier porte tout
Pièces, échanges, échéances, décisions, temps passé, honoraires. Reprendre un dossier confié à un collègue ne demande pas de reconstituer son historique.
Les échéances ne dépendent plus d'un rappel personnel
Délais, audiences, dépôts, renouvellements : suivis par le cabinet, visibles par les personnes concernées, alertés avant l'échéance et non le jour même.
Temps passé et honoraires reliés
Le temps saisi sur un dossier alimente la facturation, au forfait ou au temps. Le temps non facturé se voit - c'est souvent la première économie d'un cabinet.
Confidentialité par dossier
L'accès se règle par dossier et par rôle, pas globalement. Un collaborateur ne voit pas les dossiers qui ne le concernent pas, et l'accès est tracé.
Ce que nous ne faisons pas
Nous ne fournissons pas de contenu juridique ni de modèles d'actes, et nous ne remplaçons pas votre comptabilité. Nous organisons votre travail, nous ne l'exerçons pas.
Le dossier ne se présente pas pareil selon le métier
Un cabinet d'avocats suit des audiences et des délais de procédure ; un cabinet comptable suit des exercices, des déclarations et des échéances fiscales ; un cabinet d'architectes suit des phases, des lots et des réceptions. Le principe est le même, la fiche ne l'est pas.
Nous partons donc de vos dossiers réels - trois ou quatre, choisis parmi les plus courants et les plus tordus - et la structure se dessine à partir de là. C'est plus rapide que de partir d'un modèle générique qu'il faudrait ensuite tordre.
La facturation suit le dossier
Honoraires au forfait, au temps passé, à l'acte ou en abonnement, selon le dossier et non selon le cabinet. Les provisions et les acomptes se rattachent au dossier, se déduisent des factures suivantes, et l'encours par client est visible sans calcul.
Ce que voit chacun
L'accès se règle par dossier et par rôle. Un collaborateur voit les dossiers qui lui sont confiés, un associé voit l'ensemble, un stagiaire voit ce qu'on lui ouvre. Les consultations sont tracées - utile le jour où un client demande qui a eu accès à sa pièce.
Reprendre l'existant
Les dossiers en cours sont repris depuis vos tableurs et vos dossiers de fichiers, pas ressaisis à la main. Les archives closes peuvent rester où elles sont : les reprendre coûte cher et ne sert presque jamais.