في المكتب، نادراً ما تضيع المعلومة: بل تكون عند شخص ما. في صندوق بريد، أو مجلد، أو ذاكرة. ويوم يغيب، يتوقف الملف.
ما يغيّره التطبيق
الملف يحمل كل شيء
الوثائق والمراسلات والآجال والقرارات والوقت المستغرق والأتعاب. واستئناف ملف زميل لا يتطلب إعادة تركيب تاريخه.
الآجال لم تعد رهينة تذكير شخصي
المدد والجلسات والإيداعات والتجديدات: يتتبعها المكتب، ويراها المعنيون، ويُنبَّه إليها قبل الأجل لا في يومه.
الوقت والأتعاب مرتبطان
الوقت المسجَّل على ملف يغذّي الفوترة، جزافاً أو بالوقت. والوقت غير المفوتر يصبح مرئياً - وهو غالباً أول توفير للمكتب.
السرية حسب الملف
يُضبط الولوج حسب الملف وحسب الدور، لا بشكل شامل. ولا يرى المتعاون ملفات لا تخصه، والولوج مُتتبَّع.
ما لا نقوم به
لا نوفّر محتوى قانونياً ولا نماذج عقود، ولا نستبدل محاسبتكم. ننظّم عملكم ولا نمارسه.
الملف لا يُقدَّم بالشكل نفسه حسب المهنة
مكتب المحاماة يتتبّع الجلسات وآجال المسطرة؛ مكتب المحاسبة يتتبّع السنوات المحاسبية والتصاريح والآجال الجبائية؛ مكتب الهندسة المعمارية يتتبّع المراحل والحصص وعمليات التسلّم. المبدأ واحد، أما البطاقة فلا.
لذلك ننطلق من ملفاتكم الحقيقية - ثلاثة أو أربعة، مُنتقاة من بين الأكثر تداولاً والأكثر تعقيداً - ومن هناك تتشكّل البنية. هذا أسرع من الانطلاق من نموذج عام يجب لَيّه بعد ذلك.
الفوترة تتبع الملف
أتعاب جزافية، أو حسب الوقت المستغرَق، أو حسب العمل، أو باشتراك، حسب الملف لا حسب المكتب. تُربط التسبيقات بالملف، وتُخصم من الفواتير اللاحقة، ويكون الرصيد المستحقّ لكل زبون مرئياً دون حساب.
ما يراه كل واحد
يُضبَط الولوج حسب الملف وحسب الدور. المتعاون يرى الملفات المُسندة إليه، والشريك يرى المجموع، والمتدرّب يرى ما يُفتح له. وتُسجَّل عمليات الاطّلاع - وهو أمر مفيد يوم يسأل زبون عمّن اطّلع على وثيقته.
استرجاع الموجود
تُستورَد الملفات الجارية من جداولكم ومجلّداتكم، لا تُعاد كتابتها يدوياً. أما الأرشيف المُغلق فيمكن أن يبقى مكانه: استرجاعه مكلف ولا يُحتاج إليه تقريباً أبداً.